Архивная обработка документов
Предоставляем все необходимые услуги по архивной обработке документов.
Архивная обработка документов — это комплекс мероприятий по упорядочиванию и систематизации документации для её долгосрочного хранения, включающий экспертизу ценности, формирование дел, составление описей и упаковку. Архивное хранение предполагает размещение обработанных документов в специализированных условиях с соблюдением оптимальных параметров температуры, влажности и безопасности.
Основные этапы обработки документов для архивного хранения.
- Экспертиза ценности документов: Определение сроков хранения документов (постоянного, долговременного, временного) на основе их значимости и законодательных перечней.
- Формирование и оформление дел: Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Включает изъятие черновиков, дубликатов и документов с истекшим сроком хранения.
- Систематизация и описание: Упорядочение дел внутри фонда, составление внутренних описей дел, заголовков и другой учетной документации.
- Переплет и физическая подготовка: Подшивка или переплет дел для обеспечения их физической сохранности, нумерация листов.
- Передача в архив: Физическое перемещение подготовленных дел из структурных подразделений организации в архив или специализированный центр хранения на основании актов приема-передачи.
Требования к архивному хранению
После обработки документы помещаются в специальное помещение (архивохранилище), которое должно соответствовать определенным условиям для предотвращения их порчи или утраты.
- Помещение: Изолированное, специально оборудованное здание или комната с естественной или искусственной вентиляцией.
- Температурно-влажностный режим: Для бумажных документов рекомендуются стабильные условия: температура 17-19°С и относительная влажность 50-55%.
- Освещение: Должно быть предусмотрено адекватное освещение с защитой от прямого солнечного света, который может повредить документы.
- Стеллажи и оборудование: Документы хранятся на специальных стеллажах, обеспечивающих циркуляцию воздуха и защиту от вредителей и пыли.
- Учет и поиск: Ведение строгой системы учета (архивные фонды, единицы хранения) и описей обеспечивает быстрый поиск необходимых документов при необходимости.
Соблюдение этих правил гарантирует сохранность документов и позволяет организации придерживаться всех актуальных законодательных норм.
Депозитарное хранение архива.
Депозитарное хранение архива — это форма хранения архивных документов, при которой право собственности на документы остается у их владельца (организации или частного лица), но физическое хранение и управление архивом передается на аутсорсинг специализированной организации (государственному, муниципальному или коммерческому архиву) на договорных условиях.
Эта услуга позволяет организациям соблюдать законодательные требования по архивному делу, не неся при этом затрат на создание собственного специализированного хранилища, оборудование и персонал.
Ключевые аспекты депозитарного хранения:
- Право собственности: Главная особенность заключается в том, что организация сохраняет за собой право собственности на свои документы. Архив-хранитель не приобретает права распоряжаться документами как своими собственными.
- Договорные отношения: Условия хранения, обработки, доступа и возврата документов строго регламентируются в официальном договоре между собственником и архивом-хранителем.
- Профессиональное управление: Специализированные архивы располагают необходимыми условиями: специально оборудованными помещениями с контролируемым микроклиматом (температура, влажность), системами безопасности, пожаротушения и квалифицированными архивистами.
- Конфиденциальность и безопасность: Исключается несанкционированный доступ к документам. Защита коммерческой или личной информации является приоритетом и прописывается в договоре.
- Доступ и использование: Собственник документов имеет гарантированный доступ к своему архиву. Он может запрашивать конкретные документы (оригиналы или копии), которые будут оперативно предоставлены или доставлены.
Преимущества для организаций:
- Экономия ресурсов: Нет необходимости выделять собственные площади, закупать специальное оборудование и нанимать профильных сотрудников.
- Соответствие нормам: Гарантированное соблюдение всех законодательных требований по хранению и обработке архивных документов.
- Безопасность и сохранность: Профессиональные условия хранения обеспечивают долгосрочную сохранность документов и защиту от порчи, утери или кражи.
- Освобождение офисного пространства: Документы, срок хранения которых еще не истек, но которые редко используются, вывозятся из офиса.
Депозитарное хранение может применяться как для бумажных, так и для электронных архивов, обеспечивая надежное и эффективное решение проблемы хранения больших объемов информации.
Научная обработка документов
Научная обработка документов (также часто называемая научно-технической обработкой или архивной обработкой) представляет собой комплекс работ, направленных на упорядочение, описание и обеспечение сохранности архивных документов с применением научных принципов и методов.
Основная цель научной обработки — привести документы в состояние, пригодное для постоянного или долговременного хранения, эффективного учета и дальнейшего использования.
Основные этапы научной обработки документов:
- Экспертиза ценности документов: Это ключевой этап, в ходе которого определяется срок хранения каждого документа (постоянный, долговременный, временный) на основании его значимости, содержания и действующих нормативно-правовых актов и перечней. Документы с истекшим сроком хранения выделяются к уничтожению (составляется соответствующий акт), а ценные — готовятся к дальнейшей обработке.
- Формирование и переформирование дел: Исполненные документы группируются в логические дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации. При необходимости дела переформировываются: изымаются дубликаты, черновики, лишние копии; документы внутри дела систематизируются (по хронологии, алфавиту или предметно-логическому принципу).
- Оформление дел: Включает в себя ряд технических процедур:
- Нумерация листов: Все листы в деле нумеруются простым карандашом для обеспечения полноты документации.
- Составление листа-заверителя: В конце дела прикрепляется лист, в котором указывается количество листов, наличие особенностей (например, фото, чертежи) и данные ответственного лица.
- Оформление обложки: На обложке указываются точные архивные реквизиты: название организации, структурного подразделения, индекс дела, заголовок, крайние даты документов, количество листов, срок хранения и архивный шифр.
- Переплет и физическая подготовка: Дела подшиваются или переплетаются в твердую обложку для обеспечения их физической сохранности и удобства использования.
- Систематизация и описание: Дела располагаются в определенном порядке внутри фонда. Составляются архивные описи — систематизированные перечни заголовков дел, служащие основным учетным и справочным инструментом архива.
Научная обработка документов требует глубоких знаний в области архивного дела, делопроизводства и нормативно-правовой базы, что позволяет обеспечить юридическую силу документов и их сохранность для будущих поколений.
Электронный архив документов
Электронный архив документов — это систематизированный фонд электронных документов, которые хранятся и обрабатываются с использованием информационных технологий. Он предназначен для обеспечения юридически значимого и надежного хранения, быстрого поиска, доступа и управления документацией в цифровом формате.
Электронный архив является современным аналогом бумажного архива и позволяет организациям оптимизировать бизнес-процессы, снизить издержки и повысить эффективность работы с документацией.
Ключевые компоненты и характеристики электронного архива
- Система управления документами (СЭД/ECM): Программное обеспечение, которое обеспечивает весь жизненный цикл документа — от создания или загрузки до списания или уничтожения.
- Электронные документы: Могут быть изначально созданы в цифровом виде (например, договоры, приказы в формате .docx, .pdf с электронной подписью) или получены путем сканирования бумажных оригиналов.
- Электронная подпись (ЭП): Критически важный элемент, обеспечивающий юридическую значимость документов, их неизменность и подтверждение авторства.
- Метаданные: Информация о документе (автор, дата создания, тип документа, срок хранения и т.д.), которая используется для систематизации и поиска.
- Системы резервного копирования и безопасности: Меры по защите данных от утери, повреждения или несанкционированного доступа.
Основные этапы работы с электронным архивом
- Создание / Загрузка: Документы создаются в СЭД или загружаются из других систем, либо сканируются.
- Обработка и индексация: Документам присваиваются метаданные и атрибуты для последующего поиска.
- Хранение: Документы помещаются в защищенное хранилище с соблюдением всех требований к срокам хранения.
- Управление доступом: Определяются права пользователей на просмотр, редактирование или скачивание документов.
- Поиск и использование: Обеспечивается быстрый и удобный поиск документов по различным атрибутам или полнотекстовым запросам.
- Уничтожение: По истечении установленного срока хранения документы автоматически или вручную удаляются с составлением соответствующего акта.
Преимущества электронного архива
- Мгновенный доступ: Доступ к документам из любой точки мира при наличии сети и прав доступа.
- Экономия места: Отпадает необходимость в физических архивохранилищах и стеллажах.
- Сохранность: Исключается риск потери документов из-за пожаров, затоплений или физического износа.
- Эффективность: Автоматизация рутинных операций и ускорение поиска информации.
- Соблюдение законодательства: Обеспечение требований регуляторов к хранению и обработке данных.